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1992/12/31 PIS - Ein unbekanntes Wesen?
DIR Praktisch alle Betriebe verwenden Personalinformationssysteme (PIS). Betriebsräte und Personalvertreter haben dabei Mits...

Praktisch alle Betriebe verwenden Personalinformationssysteme (PIS). Betriebsräte und Personalvertreter haben dabei Mitspracherechte. In der Theorie. In der Praxis sind PI-Systeme meist gut getarnt.

Seit der EDV-Einsatz bei Buchhaltung und Lohnverrechnung auch für kleine und kleinste Betriebe selbstverständlich geworden ist, existieren in allen Betrieben Personalinformationssysteme, vielfach euphemistisch mit "Buchhaltung", "Lohnverrechnung", "Management-Informationssystem","Projektabwicklung", "Zeiterfassung" oder "Produktionsplanung" umschrieben.

Vor etlichen Jahren wollte die Leitung eines großen öffentlichen Rechenzentrums ein Personalinformationssystem einführen. Unter dem Namen Mitarbeiter-Einsatz-Planungs- und Abrechnungs-System, kurz MEPAS, wurde begonnen, ein umfangreiches Leistungserfassungssystem zu programmieren. Jeder Mitarbeitermußte mittels Bildschirmmasken ausfüllen, wieviel Zeit er für welche Aufgabe in welchem Projekt aufwendete. Dieses Kontrollinstrument sorgte bei den Mitarbeitern und bei der Personalvertretung für große Aufregung. Um die Wogen zu glätten, wurde das System von der Dienststellenleitung nicht etwavereinfacht, entschärft oder gar abgeschafft. Nein, man schritt zur groß aufgezogenen Umbenennung des Systems: Aus der Mitarbeiterplanung, was doch allzusehr an Lagerwirtschaft und PIS denken ließ, wurde flugs das Management-Execution-Planning- and Accounting-System.

Um einen Mißbrauch der PI-Systeme vorzubeugen, hat der Gesetzgeber im Arbeitsverfassungsgesetz (ArbVG) und auch im Datenschutzgesetz (DSG) eine Reihe von Vorkehrungen getroffen. An zentraler Stelle steht dabei die Informationspflicht des Betriebsrates, wenn ganz allgemein und unabhängig vomkonkreten Zusammenhang, personenbezogene Arbeitnehmerdaten automationsunterstützt verarbeitet werden. Beispielsweise bei der Erfassung von Bewerbungsdaten, aber auch bei der Aufzeichnung der Umsatzstatistik von Kassiererinnen bei Scannerkassen (Par. 91 ArbVG).

Informationssysteme, die durch ihre Kontrollfunktionen die Menschenwürde berühren, etwa indem sie in die Arbeitsautonomie eingreifen, bedürfen der Zustimmung durch den Betriebsrat (Par. 96 Abs. 1 Z. 3 ArbVG). Diese erfolgt idealtypisch durch den Abschluß einer Betriebsvereinbarung.

Für das breite Feld sonstiger Informationssysteme, die mehr als reine Lohnverrechnung und Aufzeichnung der Personalstammdaten darstellen, jedoch nicht direkt die Menschenwürde berühren, hat der Gesetzgeber die Möglichkeit der ersetzbaren Zustimmung geschaffen (Par. 96a ArbVG). Können sichUnternehmensleitung und Betriebsrat über den Einsatz eines Informationssystems nicht einigen, kann das Einigungsamt entscheiden, wie ein bestimmtes System betrieben wird.

Darüber hinaus ist ein Unternehmen verpflichtet alle personenbezogenen Datenverarbeitungen gemäß DSG registrieren zu lassen und den Mitarbeitern Auskunft über die gespeicherten Daten zu geben.

In der Praxis ergeben sich jedoch erhebliche Probleme. Probleme bei PI-Systemen tauchen nicht bei einzelnen Daten und einzelnen Datensätzen auf, sondern in der Möglichkeit Daten miteinander zu verknüpfen, im Unternehmen die verschiedenen EDV-Systeme miteinander kommunizieren zu lassen.

Was ist nun ein PIS? Grundsätzlich müssen alle Systeme, die es erlauben zu den Identifikationsdaten der Arbeitnehmer (Name, Personalnummer) zusätzliche Informationen abzuspeichern, zu selektieren, zu verdichten und auszuwerten als Personalinformationssysteme angesehen werden. Damit fällt diezitierte Lohnbuchhaltung ebenso unter diese Definition, wie eine Telefondatenerfassung, sofern sie geeignet ist eine Identität zwischen Telefonanschlußnutzer und den aufgezeichneten Datensätzen, die im Normalfall nur die Telefonanschlußnummer enthalten, herzustellen. Auch einProduktionsplanungssystem (PPS) kann PIS-Funktionen übernehmen, wenn die Maschineneinsatzplanung eindeutig mit jenen Personen verknüpft ist, die zur Überwachung und Wartung der Maschinen eingesetzt sind.

Im Zeitalter von CIM (Computer Integrated Manufactoring), sprich der Unterstützung und Integration von immer mehr Tätigkeiten durch Computer, werden Personalkontrollmaßnahmen nur mehr zu Einzelfunktionen in unternehmensweit betriebenen EDV-Netzen. Bei fast jedem Verwaltungs- oder Produktionsvorgangfallen ganz nebenbei arbeitnehmerbezogene Informationen an: die Scannerkassa im Supermarkt erlaubt Umsatz- und Fehleingabekontrollen der Kassiererinnen, das PPS erlaubt die Stehzeit- und Wartungskontrolle des Personals, Textverarbeitungssysteme zeichnen je Text die Dateigrößen, die Zahl derKorrektur- und Fehleingaben auf.

Oft stehen diese Kontrollaspekte bei der Anschaffung nicht im Vordergrund. Vielen Abteilungsleitern ist nicht bewußt, welch "schöne" Kontrollmöglichkeiten in gelieferten EDV-Systemen stecken. Dem Autor ist ein Textverarbeitungssystem in Erinnerung, bei dem erst nach einiger Zeit und beimsystematischen Test der verschiedenen Funktionen erkennbar wurde, daß je Datei eine Tippfehler- und Arbeitsintensitätsstatistik geführt wurde. Natürlich konnte man diese Kontrollfunktion auch ausschalten. Symptomatisch war, daß die Standardeinstellung des Softwareherstellers die Kontrolle aktivierthatte. Offensichtlich wußte der Lieferant, was die Bürochefs von ihm erwarten.

PI-Systeme sind durch folgende Punkte charakterisiert:

a) Identifizierbarkeit der einzelnen Arbeitnehmer

b) Möglichkeit der flexiblen Auswertung der gesammelten Daten

c) Verdichtungsmöglichkeit der Daten (Statistik-Funktionen)

d) Möglichkeit der Feststellung von Abweichungen einzelner Arbeitnehmer von Mittelwerten

Dieselbe Telefondatenaufzeichnung kann einmal zu PI-Aufgaben dienen, wenn jedem Mitarbeiter ein Telefonanschluß zugeordnet ist oder dazu völlig ungeeignet sein, wenn nicht vorhersehbar ist, wer welches Telefon benutzt. In Büros ist heute der erste Fall üblich, in Produktionsstätten wird eher derzweite Fall zutreffen.

Simples Auflisten, von welchem Anschluß wie lange, wie oft und wohin telefoniert wurde, macht aus einer Telefondatenerfassung freilich noch kein PIS. Dazu bedarf es die Möglichkeit, diese Daten in einer eigenen Datenbank zu verwalten, mit anderen Mitarbeiterdaten zu verknüpfen und zu verwerten.

Um Personalinformationssysteme in einem Betrieb zu identifizieren, reicht es daher nicht aus, nur Systeme zu untersuchen die sich PIS nennen, sondern es ist notwendig, das gesamte betriebliche Umfeld zu kennen, in dem EDV-Systeme eingesetzt werden.

So könnten aus der Finanzbuchhaltung die Umsätze eines Mitarbeiters herausgefiltert werden, aus der Zeiterfassung seine Anwesenheits- und Fehlzeiten und aus der digitalen Telefonvermittlung seine Gesprächsgewohnheiten. Diese Informationen zusammen verwertet, ergeben ein recht beachtlichesKontrollinstrument. Rasch könnten unterschiedliche Verkäufertypen identifiziert werden:

jene, die lange bzw. kurze Telefonate bevorzugen

jene, die häufig oder selten, regelmäßig oder unregelmäßig telefonieren

jene Verkäufer, die bevorzugt die Kunden besuchen und

jene, die alles vom Telefon aus regeln wollen.

An Hand der Umsatzstatistik kann dann rasch eine Reihung der kostengünstigsten Verkäufer ermittelt werden.

Nun mag man einwenden: Was soll an diesem Beispiel negativ sein? Schließlich ist unser Wirtschaftssystem - unter anderem - auf Expansion (im Sinne von Produktivitätsausweitung und -steigerung) und Rationalisierung (im Sinne der Kostensenkung) aufgebaut. Führt also ein PIS zu Kostensenkung, dann mußdas auch im volkswirtschaftlichen Interesse sein.

Leider ist die Sachlage nicht so simpel. Es gibt kein PIS, daß es dem Management ermöglicht, quasi automatisch die "Nieten" im Personal zu identifizieren. PI-Systeme verhalten sich wie alle anderen Informationssysteme. Um PIS-Daten verwerten zu können, müssen Hypothesen über das idealtypischePersonalverhalten gemacht werden und aufgrund dieser Hypothesen erfolgt dann die Auswertung.

Ein österreichischer Landesschulrat machte sich einmal Gedanken über die Zukunft der Schule. Er fragte sich, ob es auch in Zukunft noch genügend Kinder zu unterrichten geben wird und er fragte sich auch, welchen Beitrag die Lehrer zu diesem Problem leisten. Sprich: Welche Lehrer (genauer:Lehrerinnen) haben wieviele Kinder ? Flugs verknüpfte er elektronisch mehrere Datenbestände über Lehrfächerverteilungen und Karenzzeiten/Krankenstandszeiten und in Sekundenschnelle erhielt er das Ergebnis: Turnlehrerinnen hatten im Durchschnitt die meisten Kinder. Voila!

Sie können den Vorgang als Spinnerei eines in Ehren ergrauten Landesschulrates abtun. In der Hand eines Personalchefs kann diese Information zu einer gefährlichen Waffe gegen ganze Bevölkerungsgruppen werden: Frauen mit einer bestimmten Ausbildung, Lebenseinstellung oder ... stellen wir nicht ein,weil die ja zuviele Kinder haben könnten. Oder umgekehrt: Bestimmte Personengruppen muß man zeitgerecht loswerden.

Jedem wird die Brüchigkeit der Landesschulratsthese einleuchten: Die Zukunft der Schulen hängt nur zum geringsten Teil von der Kinderzahl der Lehrer ab: Klassengrößen, Aufbau des Schulsystems, Kinderzahl der Gesamtbevölkerung und großräumige demoskopische Umwälzungen überlagern den möglichenbevölkerungspolitischen Beitrag der Turnlehrerinnen.

Das Beispiel macht jedoch die grundsätzliche Problematik der PI-Systeme deutlich: Die Betriebsführung, die Personalabteilung, die Zugang zu allen PIS-Daten haben, können durch immer neue Hypothesen und Auswertungen definieren, was die Abweichung vom Normverhalten ist, wie Leistung definiert wird,wer der unterdurchschnittliche Leistungsträger im Betrieb ist und wie in Zukunft der richtige Arbeitsstil auszusehen hat.

Mittels PIS können bestehende Führungs- und Leistungs-Vorurteile objektiviert werden. Das einfache Beispiel der Telefondatenerfassung macht es deutlich:

Gegeben sind zwei Mitarbeiter A und B und folgender unternehmensweiter Durchschnittswert d:

Beginn Kasten

Zahl Gesamtdauer Durchschnittliche Anteil Kosten

Telefonate Dauer Ferngespr. Ortsgespr.

A 160 800 min 5 min 240 min 560 min öS 1570.-

B 90 1100 min 12 min 160 min 940 min öS 1430.-

d 110 1000 min 9 min 190 min 810 min öS 1490.-

Ende Kasten

Bei A könnte vorgebracht werden, daß er sehr kurz telefoniert (Gesamt = 800 bzw. Schnitt = 5 min), damit liegt er unter dem Unternehmensdurchschnitt, bei B könnte vorgebracht werden, daß er kostengünstig telefoniert (wenig Ferngespräche, Kosten = 1430.-), auch er liegt unter demUnternehmensdurchschnitt. So eingesetzt macht PIS keinen Sinn. Damit würden keine Kosten reduziert. Umgekehrt können dem A die hohen Kosten, dem B die lange Gesprächsdauer vorgehalten werden. A könnte den Auftrag erhalten, kürzere Ferngespräche zu führen, B sich je Telefonat knapper zu halten. Inbeiden Fällen hätte das Unternehmen die "objektiven" Daten auf ihrer Seite. Die Arbeitnehmer könnten nicht dagegen argumentieren, da sie bestenfalls ihre eigenen Daten vollständig kennen, keinesfalls jedoch einen Überblick über alle Auswertungen und Vergleiche haben.

Flexible Informationswerkzeuge (Datenbankabfragesprachen, Statistikpakete und 4GL-Sprachen) führen zu fast unbegrenzten Verwertungsmöglichkeiten der Daten. Interaktiv, ohne umständlich Programmierer bemühen zu müssen, haben heute Personalreferenten oder Geschäftsführer die Möglichkeit derwillkürlichen Auswertung der Daten und auch deren willkürliche Interpretation und Verwertung.

Jene charakteristischen EDV-Funktionen, um deren Willen neue Systeme angeschafft wurden, werden zum größten Hindernis bei der Überwachung der Einhaltung der Arbeitsverfassungsbestimmungen:

a) Flexibilität der Daten: Daten sind leicht kopierbar und veränderbar, per Datenleitung leicht übertragbar und universell einsetzbar. Daten, die aus einem genehmigten System gewonnen wurden, können rasch - außer Haus - mittels anderer Programme völlig neu verwertet werden.

b) Modularer Aufbau und Adaptivität von Programmen: Begonnen wird mit einfachen Zeiterfassungs- Kantinen- oder Lohnabrechnungsmodulen. Durch laufenden Zukauf weiterer Module und durch Eigenadaptionen wird rasch die erarbeitete Zustimmung des Betriebsrates unterlaufen.

c) Unanschaulichkeit der Systeme: Bei Informationssystemen ist nicht sofort erkennbar, welche (versteckten) Funktionen sie enthalten, ihre Benutzung erfordert ein hohes Maß an Abstraktionsvermögen und laufende Gewöhnung im Umgang mit EDV.

Damit gehen die bisherigen gesetzlichen Regelungsansätze (ArbVG und DSG) ins Leere. Beide haben noch das Bild der starren EDV-Programme der 70-er-Jahre vor Augen, die nach jahrelanger Entwicklung, mit fixen Datenverarbeitungsfunktionen eingesetzt werden. Mit der Flexibilität der neuenComputergenerationen hat der Gesetzgeber nicht schrittgehalten. Damit ist eine grundlegende Neudiskussion betrieblicher Informationssysteme notwendig. Ansatzpunkte gibt es genug:

1) Heute geht es nicht mehr um den Einsatz oder Nicht-Einsatz von PI-Systemen. PI-Funktionen sind in praktisch jedem betrieblichen EDV-Programm enthalten. Diese müssen zur Erhaltung/Erreichung der Wettbewerbsfähigkeit angeschafft werden. Der Betriebsrat muß daher in die Lage versetzt werden, dasgesamte betriebliche Informationskonzept zu überblicken. Die Trennung in personalbezogene und rein betriebliche Informationssysteme ist obsolet.

2) Betriebliche Vereinbarungen müssen immer konkrete Systemzustände umfassen. Änderungen an diesen Zusänden müssen technisch unterbunden werden (Zwei-Schlüssel-Prinzip). Der Betriebsrat oder dessen Vertrauensperson muß jederzeit den Systemzustand überprüfen können. Daten-Verknüpfungen zwischenmehreren EDV-Modulen sollten nur in aggregierter Form (nicht mehr personenbezogen) möglich sein. Personenbezogene Auswertungen und Abfragen müssen protokolliert werden.

3) Für die betrieblichen Informationssysteme ist eine unternehmensunabhängige Systemprüfungsinstanz zu schaffen, die das Know-How hat, nicht regelungskonforme Datenverarbeitungen zu erkennen. Derartige Systemspezialisten könnten dann in Form von Stichproben EDV-Systeme der Unternehmen, vergleichbarden feuerpolizeilichen Kontrollen, überprüfen. Eine derartige Prüfungsfunktion könnten die Arbeitsinspektorate, eine eigene Datenschutzbehörde oder auch geichtlich beeidete Sachverständige übernehmen.




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