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Wie ist mit der Mailbox eines Verstorbenen umzugehen?
Daten eines Verstorbenen fallen nicht unter das Datenschutzgesetz, es können aber in den Mails noch Daten Dritter Personen enthalten sein, deren Datenschutzrechte sind zu beachten - weiters können die Mails von Bestimmungen des Urheberrechts betroffen sein

Wird in einem Betrieb die Mailbox eines verstorbenen Mitarbeiters aufgelöst, dann sind zwei grundsätzlich verschiedene Fälle zu beachten:
(1) die Mailbox durfte auch zu privaten Zwecken verwendet werden,
(2) die Mailbox war nur für dienstliche Mails bestimmt.

Im ersten Fall empfiehlt sich die Durchsicht der Mails unter Einbeziehung eines Betriebsratsvertreters, wo keiner besteht, sollte ein Datenschutzbeauftragter oder rechtskundiger Beistand beigezogen werden.

Soweit es sich um dienstliche Mails handelt dürfen diese nach betrieblicher Notwendigkeit weitergeleitet, ausgedruckt oder gelöscht werden, sobald bei einem Mail erkannt wird, dass es privater Natur ist, darf es nicht weiter zur Kenntnis genommen werden. Das heißt die Durchsicht ist zu beenden, sobald der private Charakter erkennbar ist.

Im zweiten Fall wird die Durchsicht der Mailbox durch den Abtelungsleiter bzw. Vorgesetzten oder einer vom Arbeitgeber beauftragten Person ausreichen. Aber auch in diesem Fall gilt - sollten private Mails bei der Durchsicht auftauchen -, dass diese nicht zur Kenntnis genommen dürfen.


Wie ist mit diesen privaten Mails zu verfahren?

Grundsätzlich ist zu berücksichtigen, dass die Daten des Verstorbenen keinen Datenschutz genießen, dass aber im Mail sehr wohl Dritte angesprochen werden könnten und zumindest der Absender jemand ist, der noch nicht verstorben ist und dessen Datenschutzrechte zu beachten sind.

Weiters könnten Mails als besondere Form von Briefen angesehen werden, §77 Abs 1 UrhG spricht von "Briefe, Tagebücher und ähnliche vertrauliche Aufzeichnungen", die nicht verbreitet werden dürfen, wenn dadurch die berechtigten Interessen des Verfassers oder eines nahen Angehörigen verletzt würden. In diesem Sinne sind auch die Nachrichten des Verstorbenen vertraulich zu behandeln.

Grundsätzlich stehen drei Optionen für die Behandlung der erhaltenen Mails offen:
(1) Löschen der privaten Mails
(2) Absender informieren, dass Empfänger verstorben ist
(3) Herausgabe der Mails an die Erben

Das Löschen der privaten Mails ist sicher die einfachste und kostengünstigste Maßnahme für das Unternehmen, sie ist auch rechtlich einwandfrei.

Den Absender zu informieren ist sinnvoll, da dieser sich dann auf die Nichtbeantwortung/Nichtreaktion seines Mails einstellen kann. Diese Maßnahme ist rechtlich zulässig, verursacht jedoch zusätzliche Aufwendungen, eine Verpflichtung für den Betrieb besteht jedoch nicht.

Eher abzuraten ist von der Herausgabe dieser Mails an die Erben. Dies wäre nur sinnvoll, wenn eine ausdrückliche Verfügung des Betroffenen besteht. Da nicht erkennbar ist, um welche Inhalte es sich handelt, auch nicht was der Empfänger tatsächlich mit dem Mail machen wollte und auch weil Datenschutzinteressen Dritter, zumindest der Absender betroffen sind, wäre eine Weitergabe ohne ausdrückliche Anordnung des Verstorbenen bestenfalls mit Zustimmung jedes einzelnen Absenders möglich. Eine aufwändige Vorgangsweise, zu der der Betrieb nicht verpflichtet ist.

Einen Sonderfall stellen verschickte und archivierte private Mails des Verstorbenen dar. Hier wäre eine Weitergabe an die Erben unter Umständen zulässig. Diese Mails könnten ja auch Weisungen oder sonstige Anordnungen betreffen, die rechtliche Auswirkungen auf die Erben haben könnten. Es handelt sich hier um einen echten Problemfall, da ja gewöhnliche (handschriftliche) Aufzeichnungen problemlos Erben ausgehändigt werden können, Mails aber als Datenanwendungen im Sinne des DSG 2000 anzusehen sind.

Es müsste hier eine Abwägung getroffen werden, ob die Geheimhaltungsinteressen der in den Mails angesprochenen Personen höher zu bewerten sind, als die Offenlegungsinteressen der Erben. Eine Abwägung die einem Betrieb in der Regel weder möglich, noch zumutbar ist. Ein pragmatische Vorgangsweise wäre ebenfalls die Löschung dieser Mails, insbesondere da die potentiellen rechtlichen Auswirkungen auf die Erben im Regelfall äußerst gering sein werden und ja auch bei erlaubter privater Nutzung einer Mailbox der Benutzer keinen Anspruch darauf hat, dass alle möglichen rechtlichen Auswirkungen seiner Mails vom Betrieb beachtet werden.

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