Vereinsauflösung - Wohin mit den Daten?

Vereinsauflösung - Wohin mit den Daten?
DSGVO Art 5-6, 9, 13-14, 17, 82-83
Eine Weitergabe von Mitglieder- oder Mitarbeiterdaten wird nur mit Einwilligung der Betroffenen zulässig sein oder wenn die Nachfolgeorganisation den Vereinszweck in gleichartiger Weise weiterführt. Zur Gleichartigkeit wird unter anderem auch die Gemeinnützigkeit gehören. Bei einem Übergang von einem Verein zu einer kommerziell geführten GmbH wird diese Weiterführung nur in den seltensten Fällen gegeben sein. Für den Fall, dass Datenschutzverletzungen festgestellt werden, können Geldstrafen und Schadenersatzklagen entstehen.

Üblicherweise ist in den Statuten geregelt, wer bei Vereinsauflösung der Begünstigte für das Vereinsvermögen ist. Dies wird meist mit einer allgemeinen Formulierung, wie 'Dieses Vermögen soll, soweit dies möglich und erlaubt ist, einer Organisation zufallen, die gleiche oder ähnliche Ziele wie dieser Verein verfolgt.' geregelt. Meist entscheidet dann die Generalversammlung wer dieser Begünstigte ist. Oft wird ein Verein nicht schlicht aufgelöst, sondern geht in eine neue Rechtsform über oder fusioniert mit einer anderen Organisation, die Vermögensregelung ergibt sich dann aus dieser Übergangsvereinbarung.

In vielen Fällen verfügen Vereine auch über umfangreiches - personenbezogenes - Datenmaterial, meist Mitgliederdaten, Interessentendaten, eventuell auch Kundendaten, Daten über Mitarbeiter, Referenten, Lieferanten usw.

Diese Daten besitzen zwar oft einen hohen 'Wert', da sie viele Informationen über Interessenten enthalten, können aber nicht einfach dem Vermögen zugerechnet werden.

Es ist zu beachten, dass jede Organisation nicht einfach personenbezogene Daten besitzt. Alle personenbezogenen Daten, egal in welcher Form und mit welchem Aufwand sie erhoben wurden, dürfen immer nur in Hinblick auf einen bestimmten, rechtmäßigen Zweck verarbeitet werden. Verantwortliche 'besitzen' keine Daten, sondern sie verfolgen bestimmte Vereins- oder Unternehmenszwecke und im Zuge dieser Zwecke dürfen sie Daten verarbeiten (DSGVO Art 5-6 und Art 9).

Fallen die Zwecke weg, die die ursprüngliche Verarbeitung der Daten rechtfertigten, dann dürfen die Daten nicht mehr verarbeitet werden und sind zu löschen (Art 17 DSGVO).

Wird jedoch im Zuge der Vereinsauflösung mit einer Nachfolgeorganisation die Weiterführung bestimmter Bereiche und Tätigkeiten vereinbart und übernimmt diese Nachfolgeorganisation dazu die Verantwortung, dann dürfen die dazugehörigen Daten, die für den Betrieb dieser Tätigkeiten notwendig sind, ebenfalls an die Nachfolgeorganisation weitergegeben werden. Dies wird etwa bei einem Verein zutreffen, der umfangreiche Schulungs- und Ausbildungstätigkeit durchführte. Die diesbezügliche Interessentendatei wird einer Nachfolgeorganisation die dieselbe Art der Ausbildung anbietet, zu übergeben sein.

Die Details dieser Datenübergabe sind nicht genau geregelt, üblicherweise wird man aber die betroffenen Personen sowohl von der Vereinsauflösung, als auch von der Absicht, ihre Daten zur Weiterführung der bisherigen Tätigkeit an eine neue Organisation zu übergeben, informieren (Art 13-14 DSGVO). Betroffene werden jedenfalls ein Widerspruchsrecht haben und sich gegen diese Datenweitergabe aussprechen können. Es ist daher dafür zu sorgen, dass die Betroffenen zeitgerecht informiert werden und genügend Zeit für einen Widerspruch haben.

Eine Weitergabe jener Daten, die sich auf die Mitgliedschaft des Vereins beziehen, wird nur möglich sein, wenn die Betroffenen dieser Weitergabe ausdrücklich eingewilligt haben. In der Regel bedeutet die Mitgliedschaft zu einem bestimmten Verein auch die Identifikation mit bestimmten Zielen und Ideen. Ob eine Nachfolgeorganisation dieselben Ziele verfolgt, kann nur jedes einzelne Vereinsmitglied selbst entscheiden.

Auch die Daten der Mitarbeiter eines Vereins werden nur mit deren Einwilligung weitergegeben werden dürfen. Die Entscheidung, bei einer neuen Organisation mitzuarbeiten oder sich von dieser Organisation anstellen zu lassen, ist eine persönliche Entscheidung, die jeder einzelne Mitarbeiter treffen muss.

Die Nachfolgeorganisation wird bezüglich der übermittelten Daten zum Verantwortlichen und ist für die Einhaltung der Datenschutzregelungen verantwortlich. Dies bedeutet jedoch nicht, dass diese Daten nunmehr organisationsintern nach Belieben verarbeitet und mit anderen Daten verknüpft werden dürfen. Die Verarbeitung der Daten bleibt auf den ursprünglichen Zweck beschränkt.

Im Übrigen gelten dieselben Regeln auch für Unternehmen die in Konkurs gehen oder fusionieren. Die vielfach kolportierten Unternehmensauflösungen und der 'Verkauf' des Datenbestandes aus der Konkursmasse kann in vielen Fällen schlicht eine Datenschutzverletzung darstellen.

Verstöße gegen die Datenschutz-Grundsätze und die unrechtmäßige Datenverarbeitung können eine Geldstrafe von bis zu 20 Mio. Euro oder bei Unternehmen von bis zu 4 % des letzten weltweiten Jahresumsatzes verhängt werden (Art 83 Abs 5 DSGVO). Die Datenschutzbehörde ist für die Verhängung der Geldstrafe zuständig. Weiters können betroffene Personen bei materiellen oder immateriellen Schäden Schadenersatz geltend machen (Art 82 DSGVO). Die Zivilgerichte (NICHT die Datenschutzbehörde) sind zuständig für Schadenersatzklagen.

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