Wie lang dürfen/müssen Mitarbeiterdaten aufbewahrt werden?
DSG kennt keine generellen Aufbewahrungsregeln - Löschung erforderlich, sobald Daten nicht mehr benötigt werden - gesetzliche, vertragliche und kollektivvertragliche Bestimmungen sind zu beachten - eine unbefristete Aufbewahrung von Unterlagen ausgeschiedener Mitarbeiter, weil sie sich wieder bewerben könnten, wird unzulässig sein
Das Datenschutzgesetz (DSG) sieht keine generellen Aufbewahrungspflichten vor, es verlangt nur eine Löschung zum frühest möglichen Zeitpunkt, wenn Daten nicht mehr benötigt werden, bzw. zur Erlangung eines bestimmten Zweckes nicht mehr zielführend sind (§27 DSG).
Damit ist immer im Einzelfall zu prüfen, ob Unterlagen noch aufzubewahren sind oder schon gelöscht/vernichtet werden können. Es sind eine Reihe von Punkten zu beachten die, für oder auch gegen eine Löschung sprechen.
Bestehen eines berechtigten Zweckes
Ist der ursprüngliche Zweck einer Datensammlung noch aufrecht? Im Fall von Personalunterlagen wäre das etwa ein aufrechtes Beschäftigungsverhältnis, das einer Löschung entgegensteht. Gibt es einen anderen Zweck zur Bereithaltung der Personalunterlagen ausgeschiedener Mitarbeiter?
Gesetzliche Aufzeichnungs- und Behaltefristen?
Dieser Bereich ist sehr unübersichtlich und hängt vom Anstellungsverhältnis ab. Nach einer kurzen Durchsicht des ArbVG, das für Sie in erster Linie anzuwenden wäre, konnte ich keine derartigen Behaltefristen entnehmen. Das ArbVG schreibt nicht einmal die Führung irgendwelcher Personalakte vor. Hier muss man auf die arbeitsrechtlichen Details jeder einzelnen Firma eingehen. Hier wären Rechtsabteilung/Personalabteilung gefordert, die für die Aufbewahrung von "alten" Unterlagen eine gesetzliche Grundlage nennen müssten.
Vertragliche Verpflichtungen
Gibt es einzel- oder kollektivvertragliche Einspruchs- oder Behaltefristen? Etwa, dass Forderungen bis zu einer bestimmten Frist nach Beendigung des Dienstverhältnisses angemeldet werden müssen (Nachzahlungen, ....). Bis zu diesem Zeitpunkt macht es durchaus Sinn alle anstellungsrelevanten Vorfälle nochmals aufrollen zu können.
Interessen des Auftraggebers (das Unternehmen) oder Dritter
Eine weitere zusätzliche Aufbewahrungsfrist könnte sich aus "überwiegenden Interessen des Auftraggebers (das Unternehmen) oder Dritter" ergeben. Diese Auffangbestimmung muss jedoch gegenüber den Datenschutzinteressen des Betroffenen abgewogen werden. Die bloße Möglichkeit, ein ausgeschiedener Mitarbeiter könnte ja wieder im Betrieb anfangen, wird dazu nicht ausreichen. Ein Ausscheiden mit einer Wiedereinstellungszusage jedoch schon.
Zustimmung durch den Mitarbeiter
Weiters könnte ein ausscheidender Mitarbeiter einer langfristigen Aufbewahrung seiner Unterlagen persönlich zustimmen. Dabei ist jedoch zu beachten, dass er diese Zustimmung jederzeit - ohne Angabe von Gründen - widerrufen kann.
Löschung kann schon während Dienstverhältnis erforderlich sein
Der Aufbewahrung nach Ausscheiden steht jedoch auch entgegen, dass für bestimmte kurzfristig bedeutsame Aufzeichnungen, etwa bezüglich der Kantinenabrechnung oder detaillierter Leistungsaufzeichnungen auch schon während bestehender Dienstverhältnisse eine Löschung erforderlich bzw. angebracht sein kann. Hier sind jedenfalls auch Regelungen in allfälligen Betriebsvereinbarungen zwischen Betriebsrat und Unternehmen zu beachten.
Umgang mit Backups
Ein Sonderproblem stellen elektronische Aufzeichnungen dar, von denen es in der Regel Backups gibt. Diese Backups werden oft viele Jahre bereit gehalten, aus diesen Backups lassen sich, insbesondere wenn eine Datenbank zur Personalverwaltung vewendet wird, kaum vernünftig einzelne Mitarbeiter oder gar einzelne Daten von Mitarbeitern entfernen. In diesen Fällen sind Sicherungsmaßnahmen vorzusehen, die bei einem Rückspielen des Backups verhindern, dass alte, eigentlich schon zu löschende Daten wieder in das Produktivsystem gelangen. Etwa durch eine Sperrliste der Mitarbeiternummern oder ähnliches. Auch eine Weitergabe derartiger Backupdaten an Dritte ist nach meiner Sicht nicht zulässig, da ja diese Daten für das Unternehmen nicht mehr "verfügbar" sind und daher auch nicht weiter zu geben sind.
Keine eindeutige Regelung
Eine einfache, abschliessende Regel gibt es leider nicht, aber ich hoffe, ich konnte Ihnen einige Anregungen geben, in welche Richtung das Thema geht.
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